Análisis Situacional.
Cuando
nos enfrentamos a la necesidad de resolver un problema, invariablemente
buscamos información que nos permita ubicar correctamente todos los elementos
que componen la situación en estudio, de forma tal que nos ubiquemos
correctamente en el contexto de la situación estudiada y así trabajar con la
solución correcta o la más adecuada para resolver el problema.
La
fase de Análisis Situacional consiste en determinar las áreas claves de la
situación o elemento estudiado y al mismo tiempo hallar (para cada área) sus
indicadores de funcionamiento interno y externo.
Área clave.
Es una
característica fundamental de los que se está estudiando, entendiendo que los
aspectos fundamentales pueden ser analizados por categoría o dimensiones.
Es
importante saber ubicar las áreas claves que se van a estudiar, tratando que
estas sean realmente fundamentales y al mismo tiempo, que permitan tener una
visión amplia del objeto estudiado, para conocer así sus diversas facetas. Por
ejemplo, si nuestro objeto de estudio es el Docente de Informática, las áreas
claves asociadas el pueden ser: Habilidades y destrezas, perfil psicológico,
conocimientos específicos de informática y conocimientos específicos de
docencia. De esta manera, el docente de informática puede ser abordado y estudiado
en estas áreas claves.
Una
vez determinadas las áreas claves se procede a determinar los indicadores
internos y externos en cada una de ellas.
Indicadores Internos.
Son
elementos propios del objeto en estudio que pueden ser modificados para lograr
un fin determinado. Estos son:
·
Fortalezas:
Puntos fuertes de cada área clave.
·
Debilidades: Son
fallas presentes en el área clave.
Indicadores Externos.
Son
elementos ajenos al objeto estudiado que tienen efectos positivos o negativos
sobre este, los cuales, si bien afectan a elemento estudiado, este no puede
cambiarlos; solo puede hacer uso de ellos o evitarlos. Estos son:
·
Oportunidades:
Constituyen los hechos o situaciones futuras que pueden ser aprovechados en
beneficio del elemento estudiado.
·
Amenazas: Son
situaciones futuras que afectarían al elemento estudiado. Por este motivo se
intenta evitar su ocurrencia o minimizar su impacto.
Un
aspecto importante y que forma parte de la evolución del Análisis Situacional
es que los indicadores internos y externos deben ser evaluados para identificar
aquellos que tengan un gran impacto sobre el objeto en estudio o sobre su
entorno. Esto último depende de lo que se esté estudiando.
La
razón por la cual es importante evaluar el impacto de los indicadores se basa
en lo siguiente: la evaluación es realizada por personas que tienen relaciones
distintas con el objeto estudiado, por ello, cuando se evalúa en función del
impacto, en realidad se está evaluando el impacto desde diversos puntos de
vista. Nos aseguramos así de descubrir todas las áreas involucradas. Así mismo,
debido a que la Matriz
de Estrategias se genera partiendo de los indicadores, al hacer la evaluación
seleccionamos para trabajar y resolver el problema estudiado, las fortalezas
reales, las debilidades más fuertes, las oportunidades que realmente valen la
pena y las amenazas que puedan en realidad ocasionar daño.
Para
hacer la evaluación se procede a trabajar con Decisores. Estas son las personas
que toman decisiones y deciden si los indicadores son de tipo A (Alto impacto o muy importante), M (Medio impacto o mediana importante) o B (Bajo impacto o baja importancia). Los
Decisores se seleccionan en número impar para resolver problemas de indecisión
y para generar la Matriz
de Estrategias se seleccionan de los indicadores, aquellos que en su mayoría
hayan obtenido un alto porcentaje de A (Alto impacto) en la evaluación de
Decisores. Esto significa esto que se debe asignar un mismo porcentaje o peso
de decisión para cada persona que realice la evaluación.
Análisis Situacional con Matriz de Estrategias
Ponderadas (DOFA – FODA).
Matriz de Estrategias:
Consiste
en planificar como resolver los problemas en función de los resultados
obtenidos en el Análisis Situacional. Para ello procedemos a plantear Estrategias de Acción empleando los indicadores
“filtrados” en la fase anterior.
·
FO: Emplear Fortaleza para lograr
las Oportunidades.
·
DA: Eliminar o disminuir las
Debilidades para evitar las Amenazas.
·
DO: Eliminar o disminuir las
Debilidades para lograr las Oportunidades.
·
FA: Emplear las Fortalezas para
evitar las Amenazas.
Matriz
de Estrategias (general) del tipo FODA :
Análisis Documental.
Al abordar un sistema de información,
el analista de sistemas debe tomar una serie de decisiones respecto a la forma
como realizará su análisis: ¿estudiar el sistema como un todo o estudiarlo
desde los subsistemas que lo conforman?... Independientemente de esta decisión,
se deben analizar los elementos que constituyen el sistema (datos, procesos,
salidas, almacenamiento, etc). La forma efectiva de realizar esto es
combinar técnicas de análisis que nos permitan cubrir un espectro lo más amplio
posible, detectando fallas o puntos débiles además de los aspectos positivos.
Como parte del análisis se hace
necesario determinar que se necesita, como se produce y con que se cuenta para
producirlo. Cuando hablamos de un sistema de información, la respuesta al
“¿qué se necesita?” Se orienta al tipo de información que debe generar el
sistema de información; la respuesta al “¿cómo se produce?” hace referencia a
los datos y a los procesos que los transforman; en cuanto al “¿con que se
cuenta?”, se refiere a los elementos que se tienen para generar las salidas y a
lo que hace falta para ello.
Esta fase de análisis permite
determinar los Requerimientos de Información. Para esto se recurre a diversos
instrumentos y técnicas que permiten desarrollar el Análisis Documental:
Estudio de los datos, estudio de las planillas o formatos, estudio de los
informes, estudio de las consultas no impresas. Obviamente es necesario
observar, comparar, preguntar. Tal como lo señalan Kendall & Kendall
(1995), “en esta etapa el analista hace todo lo posible por identificar qué
información requiere el usuario para desempeñar su tarea”.
Ahora bien, ¿Qué es exactamente lo que
se busca?... para responder a ello se realiza una clasificación elemental del
flujo del sistema: a) Información, b) Datos. Una vez realizada esta
clasificación, detallamos sus elementos de acuerdo a dos premisas: a) Utilidad
para el usuario, b) Utilidad para el sistema. Esto se realiza así:
Información: Entendida como toda la salida
del sistema (impresa o no).
·
Información estandarizada.
·
Información no estandarizada.
·
Información requerida.
·
Información existente (que
produce el sistema)
·
Información requerida que existe.
·
Información requerida que no
existe.
·
Información existente no
requerida.
Datos: Entendido como toda entrada al
sistema.
·
Datos con formato estándar
(planillas).
·
Datos con formato no estándar.
·
Datos existentes.
· Datos necesarios para producir
información (requerida, existente, no requerida, no existente).
·
Datos existentes no requeridos.
La
información suministrada por este análisis se presenta en cuadros que permiten
su mejor interpretación. Aun cuando no existe un formato único para su
presentación, se estila el siguiente:
Los
resultados obtenidos en el Análisis Documental se asocian con el Análisis Situacional
para realizar la
Determinación de Requerimientos, tanto del usuario como del
sistema.
Cuando se trata de un sistema on-line,
igual se debe realizar un análisis documental, puesto que el sistema presenta
entrada de datos y salidas de información. Sin embargo, debido a las
características de los sistemas on-line (igual aplica para lo que se conoce hoy
día como sistemas hipermedia), el análisis documental debe estar acompañado de
una serie de verificaciones adicionales. A este respecto, Thomas Douglas (1988)
señala lo siguiente:
·
Revisión aleatoria de la
documentación original que se emplea para las transacciones (datos de
planillas, etc.).
·
Revisión de los controles para
proteger al sistema contra la omisión o la duplicación de datos (adicional a los
controles manuales).
·
Supervisión de las salidas
generadas y la distribución de las mismas.
Jonás
Montilva (1992) define al Análisis Documental como el proceso a través del cual
el analista de sistemas crear una biblioteca de documentos relativos al proyecto,
la cual irá creciendo a medida que avanza el proyecto. Una vez constituida esta
biblioteca, el analista se ocupa de estudiar la documentación con miras a
obtener una primera aproximación al conocimiento del citado sistema y sobre
todo a su contexto.
Las
etapas del Análisis documental son:
· Recopilar
Documentos: Manuales, normas, formularios, registros, informes,
decretos, procedimientos, etc. Esto con la ayuda de todos los usuarios
involucrados.
· Organizar
Documentos: Al finalizar la recopilación, se asigna una o más
personas del equipo de trabajo para que organicen la biblioteca según lo
estipulado en los lineamientos.
·
Estudiar
Documentos: Esto para familiarizarse con el sistema actual
antes de iniciar su análisis formal.
Diagnóstico
y Filtraje de Requerimientos asociados a entradas, salidas, procesos,
almacenamientos, etc.
El Analista de Sistemas durante su
trabajo debe cubrir diferentes etapas para concretar el análisis, diseño,
desarrollo e implementación del sistema, de acuerdo a las necesidades
organizacionales (nunca personales) que se deben satisfacer. Como parte de la
fase de análisis es importante establecer los requerimientos, tanto del usuario
como del sistema; claro está, una cosa es lo que necesita el usuario para
realizar sus tareas y otra es lo que necesita el sistema para operar.
El establecimiento de los
requerimientos puede hacerse por separado. Esto es, determinar los
requerimientos del usuario por una parte y los del sistema por otra. Sin
embargo, con el uso de herramientas novedosas, como el Análisis Situacional
Ponderado, combinadas con las técnicas de recolección de datos, es posible
realizar un análisis en conjunto y luego hacer la clasificación necesaria; de
hecho, se filtra de una vez lo necesario. En este caso, observamos que unos
requerimientos afectan a otros (lo que se deduce del Análisis Situacional
Ponderado y de la generación de la
Matriz de Estrategias DOFA – FODA).
Todo este estudio de requerimientos se
basará en que:
·
Los requerimientos del usuario
son referidos a la información.
·
Los requerimientos del Sistema,
moderadamente abarcan hasta el usuario.
Una
vez determinados los requerimientos, tanto del usuario como del sistema, se
analizan y se establece como satisfacerlos. Esta etapa inicia el diseño del
sistema, puesto que la satisfacción de los requerimientos implica diseñar
entradas, salidas, procesos, entre otros.
¿Qué es un requerimiento?
Un requerimiento dentro del contexto
del sistema es:
·
Una característica que debe
incluirse en un nuevo sistema. Esta puede ser la inclusión de una nueva forma
para capturar o procesar datos, producir una información, controlar una
actividad de la empresa o brindar soporte a la gerencia. Es así como la
determinación de requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con
la recopilación de detalles relacionados con el (Senn, 1997).
·
Por su parte, Morales Bueno
(1992), señala que los requerimientos son “las diferentes solicitudes o
exigencias acerca de las características de la información que los usuarios
desean obtener del sistema que va a ser diseñado y de las sugerencias de las
otras personas de las cuales se levantó la información”.
Como
se puede observar, la primera definición está centrada en la organización y sus
objetivos, puesto que el sistema de información se desarrolla precisamente para
apoyar el logro de los objetivos y metas de la organización. En este caso se
trata de que el sistema satisface las necesidades de la organización y ese es
su norte.
La
segunda definición se centra en el usuario y su necesidad de información. Se
basa en que el usuario necesita cierta información para realizar su trabajo;
mientras mejor sea la información (en términos de veracidad y oportunidad),
mejor será en trabajo del usuario y por ende se beneficia la organización a la
cual pertenece.
Ambos
enfoques son correctos y proporcionan dos formas de abordar la determinación de
requerimientos. Cabe acotar que existen diferentes técnicas para realizar esta
labor, la cual, dada su importancia debe ser realizada con mucho cuidado, y que
no podemos obviar ningún requerimiento. Una falla en esta etapa puede echar por
tierra el trabajo que sigue: diseño y desarrollo.
Adicionalmente,
una definición señala que la determinación de requerimientos se hace para
estudiar, al detalle, un sistema existente; la otra definición nos señala que
se realiza para un nuevo sistema. ¿Cuál es la correcta y cual no?. La respuesta
nos la dan Kendall & Kendall (1995) cuando nos dicen que “el análisis de
sistema transcurre en etapas y no como elementos separados”. Dado que el
análisis de sistemas implica determinar debilidades y oportunidades de mejora,
cuando se realiza la determinación de requerimientos, esta se efectúa sobre el
sistema existente para determinar que se debe mejorar y cómo hacerlo, lo que
probablemente arroje como resultado la necesidad de rediseñar ese sistema o
hacer uno nuevo. Esta acotación es importante porque siembre debemos considerar
que no todos los problemas se resuelven automatizando y no todo se debe o puede
automatizar.
En
cuento a la determinación de requerimientos, existe un orden lógico para
efectuarla y esta se encuentra asociada a la importancia de los elementos y
componentes del sistema y a la manera como se genera la información dentro del
mismo.
En
este orden de prioridad, para un sistema de información, la determinación de
requerimientos siempre se inicia de la siguiente forma:
Como
se puede apreciar, en primer lugar se determinan los requerimientos de salida
del sistema (producto final del sistema de información); posteriormente se
establecen los requerimientos de proceso, es decir, la forma como se va a
producir la salida solicitada; luego se estudian los requerimientos de entrada
para saber que se le debe suministrar al sistema para que por medio de los procesos,
produzca las salidas esperadas. Por último se trabajó con el almacenamiento,
pues hay que establecer que se almacena y que no.
Requerimientos de salida:
·
Salidas
que produce el sistema de información: Determinar las salidas de
información que son
-
Necesarias pero que no se
producen.
-
Necesarias y que se producen.
-
Necesarias sujetas a
modificación.
-
Innecesarias que se producen.
-
·
Formatos
de salida: Establecer la necesidad o no de un formato estándar
(siempre el mismo estilo). Determinar cuál información se presenta en cuadros,
listados, gráficos, reportes combinados.
·
Dispositivos
que generan salida: Determinar cuál información debe ser impresa y cual
generada por pantalla (video) sin necesidad de impresión. Adicionalmente,
considerar aquellas salidas que una vez generadas por pantalla puedan ser
impresas.
·
Distribución
de las salidas: Determinar a cual usuario corresponde cual salida
de información. Esto implica establecer cual usuario accede a cuales salidas de
información impresa o por pantalla. Se establece el número de copias, a quienes
van dirigidas y porqué (solo si es necesario, puesto que el exceso de inflación
entorpece el funcionamiento general del sistema).
Requerimientos de Procesos:
·
Establecer cuales procesos
existen en el sistema y determinar, orden lógico, complejidad, naturaleza
(manuales, automatizados, cálculos aritméticos, estadísticos, etc) y
características de los mismos.
·
Eliminar cuellos de botella,
reprocesos, otros.
·
Determinar la necesidad de nuevos
procesos, eliminar procesos, modificar procesos.
·
Establecer los controles internos
de los procesos: antes de su ejecución, durante y después de ella. Se compara
el resultado obtenido con el esperado.
·
Establecer las pistas de auditoria
para establecer el adecuado funcionamiento de los procesos, de las normas y de
los procedimientos.
Requerimientos de datos:
·
Establecer cuales datos son:
-
Necesarios para producir
información pero que no se recopilan.
-
Necesarios para producir
información y que se recopilan.
-
Necesarios existentes pero
sujetos a modificación.
-
Innecesarios, pero que aun así se
recopilan.
·
Formato
de los datos: Determinar la necesidad de contar con planillas,
formatos, formularios estándar para recopilar los datos. Establecer el tipo de
datos y sus características para recopilar la información (Ej. Cédula de
identidad: C.I.: V-13.521.156, 13.256.652. 12563256).
·
Entrada
de datos: Referida a los dispositivos o forma de entrada de
los datos al sistema de acuerdo a su naturaleza, es decir, por teclado, ratón,
vía diskette, vía cd, pos scanner, lápiz óptico, etc.
·
Validación
de los datos: Entendida como la corrección de datos al
introducirlos al sistema. Corrección automática proporcionada por el sistema,
corrección realizada por el usuario al recibir una señal del sistema.
Validación de número, letras, imágenes, mayúscula, minúscula, puntos, comas,
fechas, lapsos y otros según su naturaleza.
·
Pistas de auditoria para
verificar la entrada de datos (usuario autorizado, lapsos de carga de datos,
condiciones de entrada, errores, etc.).
Requerimientos de almacenamiento:
·
Establecer la necesidad o no de
una base de datos automatizada con respaldo manual.
·
Establecer cuales datos se
almacenan.
·
Establecer que información se
almacena y de qué forma (carpetas, tablas, etc.).
·
Establecer mecanismos de respaldo.
·
Establecer niveles de acceso o
seguridad tanto para el almacenamiento manual como automatizado.
·
Establecer pistas de auditoria
para controlar el uso de las bases de datos automatizadas.
Adicionalmente
se considera otros tipos de requerimiento tales como necesidad de
adiestramiento, cambios de infraestructura, etc.
Herramientas para la determinación de
requerimientos:
No existe una técnica exclusiva para
determinar requerimientos. En la práctica se trabaja se trabaja con la
combinación de dos o más herramientas y se contrastan los resultados obtenidos.
El trabajar de esta manera beneficia al analista, pos cuanto si bien obtendrá
muchos datos, estos vendrán de diferentes fuentes que proporcionan diversos
puntos de vista sobre el mismo aspecto. Aun así, se puede establecer la
siguiente guía:
